PHOENIX PHARMA (pharmacie)

PHOENIX PHARMA (pharmacie)

Impression et archivage dynamique, réglés comme du papier à musique avec StarPage et StarFind.

PHOENIX Pharma, l’un des leaders de la répartition de médicaments en Europe, est à l’image de son système d’édition qui a été conçu autour du logiciel StarJet d’APPIC : rapide, précis, rigoureux et innovateur. Ce sont, en effet, ces qualités qui rendent possible l’un des services fondamentaux de la société par la fourniture de documents commerciaux (bons de livraison et factures) en un temps record, chaque jour.

Une symphonie de chiffres pour un enchaînement endiablé d’actions. PHOENIX Pharma, grossiste répartiteur pharmaceutique, fait partie des sociétés qui livrent les officines de pharmacie aux quatre coins de la France, dans des délais records, et ce plusieurs fois par jour. Les chiffres sont époustouflants : 23 000 références de médicaments et produits de parapharmacie sont disponibles quotidiennement pour plus de 1 500 officines sur la région parisienne, pour le cas qui nous intéresse ici. Tous les jours, des dizaines de camionnettes s’élancent sur les routes. Mais, plus impressionnant encore, sont les 40 000 documents édités en 4 heures dans 8 sites en France ! Oui, vous avez bien lu, ce sont bien des bons de livraison et des factures qui sont émis et archivés chaque jour, 6 fois par semaine en quelques heures. Il est évident que des imprimantes laser offrant 40 pages/minute en 1996 n’ont pas permis, seules, de tels scores.
C’est alors que la direction des systèmes d’information s’est mise à la recherche d’un dispositif lui permettant d’assumer cette charge importante qui ne cesserait d’augmenter dans le temps. Plus encore, l’idée était de pouvoir supporter la charge et d’améliorer la qualité. Un détail ultime : la solution devrait permettre l’archivage pour respecter les obligations réglementaires. Sans une bonne décision, il aurait fallu aujourd’hui des hangars entiers pour stocker les factures émises et un temps en personnel pas toujours mesurable en terme d’efficacité pour la recherche des factures demandées en duplicata !
Une symphonie de chiffres pour un enchaînement endiablé d’actions. PHOENIX Pharma, grossiste répartiteur pharmaceutique, fait partie des sociétés qui livrent les officines de pharmacie aux quatre coins de la France, dans des délais records, et ce plusieurs fois par jour. Les chiffres sont époustouflants : 23 000 références de médicaments et produits de parapharmacie sont disponibles quotidiennement pour plus de 1 500 officines sur la région parisienne, pour le cas qui nous intéresse ici. Tous les jours, des dizaines de camionnettes s’élancent sur les routes. Mais, plus impressionnant encore, sont les 40 000 documents édités en 4 heures dans 8 sites en France ! Oui, vous avez bien lu, ce sont bien des bons de livraison et des factures qui sont émis et archivés chaque jour, 6 fois par semaine en quelques heures. Il est évident que des imprimantes laser offrant 40 pages/minute en 1996 n’ont pas permis, seules, de tels scores.
C’est alors que la direction des systèmes d’information s’est mise à la recherche d’un dispositif lui permettant d’assumer cette charge importante qui ne cesserait d’augmenter dans le temps. Plus encore, l’idée était de pouvoir supporter la charge et d’améliorer la qualité. Un détail ultime : la solution devrait permettre l’archivage pour respecter les obligations réglementaires. Sans une bonne décision, il aurait fallu aujourd’hui des hangars entiers pour stocker les factures émises et un temps en personnel pas toujours mesurable en terme d’efficacité pour la recherche des factures demandées en duplicata !

StarPage, un chef d’orchestre qui donne la mesure

Premier mouvement, et non des moindres. Le besoin en pharmacie est consécutif aux comportements des patients qui arrivent chez eux aux mêmes périodes dans la journée avec l’habitude d’être servis aussitôt : Santé-Service oblige !
A chaque acte, il était de coutume de délivrer un bon de livraison puis d’adresser le lendemain une facture. Le rythme est soutenu, les minutes sont incompressibles, sans oublier parfois qu’il faut retourner plusieurs fois par jour vers une même officine pour livrer le produit urgent. Service client oblige !
Les obligations administratives et légales, bien que nécessaires, représentent une perte de temps pour les clients pharmaciens et pour PHOENIX Pharma. Dans ce cas, elles obligeaient les acteurs à deux contrôles au lieu d’un. Avec la démocratisation des nouvelles technologies, il fallait donc trouver une nouvelle solution. StarPage permettait de gérer le flot d’impression sur un temps court. Il permettait d’intégrer dans un même document la partie  » facture  » et la partie « identification  » éditée à l’horizontale pour faciliter la lecture des livreurs dans les bacs prévus à cet effet. StarPage est implanté pour assurer la cadence d’impression et une mise en page complexe… Les 2 documents ne feront plus qu’un. Le document est devenu le reflet du contenu des bacs livrés avec une valorisation précise (Francs puis Euros) avec la TVA applicable à chaque produit.

Deuxième mouvement : le document ainsi conçu pouvait générer grâce à StarPage des fonds de page avec des jeux de caractères différents et imprimés dans toutes les orientations. Ainsi, le document de PHOENIX Pharma comporte plus de 10 polices de caractères, du gras et des corps différents. Cette possibilité de fonds de page et de choix de caractères a permis à PHOENIX Pharma de créer facilement et très rapidement de nouveaux documents très personnalisés destinés à de nouvelles activités. StarPage imprime aussi très précisément tous les codes barre, quels que soient les modes de saisie.
PHOENIX Pharma peut livrer d’autres établissements que les pharmacies comme les hôpitaux ou les médecins (pour les échantillons de médicaments). En effet, PHOENIX Pharma dispose aussi d’un statut de dépositaire pharmaceutique.

Troisième mouvement : en forme de conclusion car le document continue à vivre après son émission. Il est archivé, à l’aide de StarFind, pour être immédiatement consultable au travers du web. Par exemple, si l’on veut aujourd’hui créer une nouvelle statistique (on ne pense pas à tout avant). La nouvelle fonction de consultation sur un nombre aussi important de documents – plusieurs dizaines de millions – est fondamentale pour satisfaire aux exigences de tout contrôle ou demande d’un client.

En quelques notes, simples et rythmées, StarPage et StarFind ont apporté leur touche aux processus d’accélération des besoins. PHOENIX Pharma avec l’aide d’APPIC a débouché sur une nouvelle façon de pratiquer sa communication. Le partenariat orchestré, où chaque instrument apporte son timbre et sa couleur prouve, là, l’enjeu que l’on peut lui conférer en jouant avec application et dextérité.
L’avenir s’ouvre vers d’autres solutions. Pourquoi ne pas fournir des partitions d’informations générées par PHOENIX Pharma sur Internet ou sur un PAD à destination d’autres utilisateurs ? A suivre…

Tous nos remerciements à la DSI qui nous a reçu avec professionnalisme. Puissent les notes de musique égarées dans cet article lui revenir comme un clin d’œil amical.